Averías, gestión de contratos, existencias, órdenes de trabajo y pedidos, todo ello disponible con un clic.
Dovechem es una empresa consolidada en el comercio de disolventes químicos, la producción de resinas y pinturas, la fabricación de contenedores de acero y la comercialización de sistemas de fijación de ingeniería altamente especializados. Su planta de Singapur (60 personas) presta servicios seguros y fiables de operación y mantenimiento de terminales a Singapore Lube Park, una empresa conjunta de un grupo de compañías de plantas de mezcla de aceites lubricantes, entre las que se encuentran Shell, Total y Sinopec, que almacena aceite lubricante.
Hasta ahora, Dovechem había estado utilizando Excel para gestionar su mantenimiento, pero esta solución tenía limitaciones. Por lo tanto, empezaron a buscar un sistema informático de gestión de mantenimiento GMAO más flexible, fácil de usar y de alto rendimiento.
Una amplia gama de tareas de mantenimiento para las principales empresas de lubricantes industriales
Dovechem se encarga del mantenimiento de los 77 tanques de producto de Singapore Lube Park (31 para Shell, 36 para Total y 10 para Sinopec). La empresa lleva a cabo tareas de mantenimiento preventivo y correctivo en diversos equipos, como bombas, motores, calentadores y otros servicios que intervienen en las operaciones de la terminal.
En cuanto al mantenimiento preventivo, Dovechem comprueba, por ejemplo, los motores, el engrase, las inspecciones, las lecturas de las vibraciones de los motores, es decir, las tareas repetitivas que se llevan a cabo con carácter mensual, trimestral y anual. En cuanto al mantenimiento correctivo, solucionan los problemas de los equipos de iluminación o cualquier tarea de reparación que deba realizarse inmediatamente después de una avería.
Pasar de Excel a una GMAO potente y flexible
Goh Chip Kian, supervisor de mantenimiento, y Mark Louie Montano, especialista en mantenimiento y logística, explican que Dovechem buscaba una herramienta para llevar el control de sus actividades de mantenimiento. Antes de seleccionar DIMO Maint, habían estado utilizando Excel, con limitaciones en términos de tamaño y flexibilidad. Sólo podían contar con las fechas y horas de ejecución, que debían introducirse manualmente, junto con las próximas intervenciones de mantenimiento programadas y una breve descripción de las tareas realizadas.
Una visión clara de los costes y tareas de mantenimiento
Dovechem seleccionó DIMO Maint MX frente a otras dos soluciones de gestión de activos. “DIMO Maint era mucho más fácil de usar y uno de los socios ya lo utilizaba, así que con su orientación, pensamos que sería una gran continuidad“, según Goh Chip Kian y Mark Louie Montano.
Una fase de despliegue por etapas de 6 meses
El despliegue duró entre 3 y 6 meses, ya que Dovechem tuvo que preparar la captura de todos los datos necesarios para poblar la solución DIMO Maint. En diciembre de 2019 se configuró una plataforma de prueba para el módulo de mantenimiento correctivo, luego se configuró el mantenimiento preventivo en marzo de 2020 y se reestructuró en junio de 2020. Para cualquier problema planteado, el equipo de mantenimiento genera un ticket. El equipo de soporte de DIMO es receptivo y de gran ayuda, especialmente cuando se trata de la configuración de los parámetros y la selección de los datos adecuados para la transferencia a la base de datos.
“El uso de la solución ha tenido un impacto significativo en el departamento, concretamente en lo que respecta a la renovación de los contratos. Todo está almacenado en el sistema y ahora tenemos una visión clara de las fechas de inicio y vencimiento. Además, ahora podemos controlar las distintas averías y el coste asociado“, dicen los señores Goh y Mark.
La planificación anticipada es más fácil
Además, las órdenes de trabajo generadas por DIMO Maint para nuevas tareas de mantenimiento preventivo son de gran ayuda. Dovechem puede planificar mejor las intervenciones. “Antes de realizar las tareas de mantenimiento correctivo, emitimos órdenes de trabajo. Se vinculan con los pedidos de compra, que hasta ahora suman unos 206. También realizamos un inventario mensual. Hasta ahora, hemos tramitado 1.348 órdenes de trabajo, con unas 100 en curso“.
Cada vez que Dovechem crea órdenes de trabajo, existe un vínculo directo con los activos. Y al consultar los activos, pueden tener la lista de averías, la fecha de avería, etc. Tienen una visión de conjunto de su mantenimiento que era imposible con Excel.
Cambios organizativos importantes
“La utilización de la herramienta de GMAO DIMO Maint nos hizo cambiar nuestros procedimientos. Por ejemplo, antes las compras se hacían enteramente en papel. Ahora, el proceso está totalmente digitalizado y tenemos números de pedido, y los pedidos se entregan por correo. Al principio, cada vez que se necesitaba una orden de compra, teníamos que entregarla al responsable correspondiente“.
Aunque Dovechem es consciente de que se han producido algunos ahorros, considera que es difícil hacer una estimación del retorno de la inversión en estos momentos. Como las cosas se hacían manualmente antes de utilizar DIMO Maint, creen que tardarán entre 3 y 5 años porque acaban de empezar a utilizar la solución DIMO Maint MX y todavía no están todos los activos en la base de datos.
En el futuro, esperan poder desplegar la solución en Myanmar.