El grupo privado de establecimientos sanitarios garantiza la trazabilidad de sus solicitudes de órdenes de trabajo
Cap Santé (1.200 empleados, 300 médicos) es un grupo privado de establecimientos sanitarios (17 en la región de Occitania) que recibe una media de 120.000 pacientes al año. El grupo desarrolla complementariedades médicas, técnicas y administrativas y crea una red asistencial eficaz poniendo en común sus recursos (logística, informática, contabilidad, etc.) y funciones transversales (higiene, RRHH, calidad, etc.).
Ante el fuerte crecimiento de la empresa, el departamento biomédico decidió dotarse de una GMAO eficaz, para gestionar en particular los trabajos de mantenimiento de los equipos de las 4 clínicas con la mayor precisión posible.
Una solución de GMAO para responder a las necesidades compartidas por todos los departamentos
El departamento biomédico gestiona el equipamiento médico de 2 de las clínicas del grupo. Sus miembros tienen formación informática, técnica y de gestión; además, la gestión interna de las relaciones con los clientes requiere una capacidad de respuesta constante. Las tres misiones principales del director, el Sr. Drufin, son:
- la gestión del mantenimiento de los productos sanitarios
- la gestión de las compras biomédicas,
- la asistencia a los usuarios.
El traslado de la clínica Saint Jean a una nueva ubicación en el verano de 2020 triplicará la superficie y la actividad del centro. Por ello, el grupo ha hecho gran hincapié en las tecnologías innovadoras y ha promovido, por ejemplo, el uso de robots, que requieren proveedores de servicios externos y, por tanto, nuevos contratos de mantenimiento. La principal preocupación del departamento es mantener la calidad del servicio a pesar de todos los cambios.
GMAO: una implantación paso a paso
Al principio, el Sr. Drufin utilizaba un archivo de Excel para hacer el seguimiento de las órdenes de trabajo. “Lo primero que tuvimos que hacer cuando cambiamos a una GMAO fue hacer un inventario de todos nuestros activos y actualizar nuestra información en términos de equipos, ubicaciones, tipos de órdenes de trabajo, estados de progresión, fechas, documentos de apoyo y costes.
“El objetivo era consolidar toda la información posible para hacer frente a las averías recurrentes y aumentar nuestra “capacidad de respuesta, porque tenemos que combinar calidad y rendimiento”, explica. La GMAO también puede realizar análisis y detectar patrones.
De Axel Maint a DIMO Maint MX
Axel Maint ya suponía una clara mejora con respecto a Excel. Sin embargo, con el cambio a DIMO Maint MX, el departamento biomédico notó una mayor velocidad de procesamiento, tanto para las solicitudes de intervención como para las órdenes de trabajo (69 solicitudes en el período de enero a diciembre de 2016 y hasta 281 entre enero y diciembre de 2018, mientras que el departamento pasó de 154 órdenes de trabajo a 929 en los mismos períodos).
Las cuatro instalaciones (Saint Jean, Pasteur, Trois Vallées, Saint Louis) contienen unos 2885 equipos y solo la clínica Saint Jean alberga 16 quirófanos (23 en la futura clínica). Por tanto, una GMAO es indispensable. La gestión del mantenimiento durante esta fase de importante crecimiento de la empresa fue más fácil gracias a la migración a MX, ya que la interfaz era más fácil de usar y facilitaba la creación de solicitudes de intervención.
Una respuesta a la restricción legal
Como dice el Sr. Drufin “Somos muy conscientes de las ventajas de la solución en cuanto a la calidad de las intervenciones, la trazabilidad y la asistencia al usuario. Al fin y al cabo, hasta 2015, todas las solicitudes de intervención del departamento forense se nos hacían por teléfono. Además, a diferencia de otras organizaciones, también interveníamos durante las cirugías en el quirófano, para reparar o proporcionar equipos de reserva. En algunos casos, lo que estaba en juego era muy importante cuando el equipo en cuestión era esencial para la cirugía en curso“.
Las instalaciones son auditadas anualmente como parte del proceso de certificación ISO 9001. Desde el punto de vista normativo, una GMAO permite supervisar todos los aspectos del proceso de certificación, mantener un registro de eventos durante un mínimo de 10 años (lo cual es una obligación legal), hacer un seguimiento de los equipos actualizados y controlar el estado de la flota de equipos.
Mejor mantenimiento preventivo
La GMAO pone de relieve los estados de avance, hace más rigurosos los procesos de mantenimiento y mejora la asistencia a los usuarios. “La GMAO nos ha ayudado a ser más eficientes en lo que respecta al inventario de equipos y a las solicitudes de intervención, y mediante la gestión automatizada del mantenimiento preventivo“, admite el Sr. Drufin. La solución también facilita la gestión de la subcontratación y el seguimiento de los presupuestos.
En términos de ROI, los beneficios de la GMAO se reflejan en la calidad del servicio
“Los comentarios de los usuarios han sido muy positivos y DIMO Maint MX está ahora totalmente integrado en las prácticas de la empresa“, afirma el Sr. Drufin. La herramienta también se utiliza para hacer pedidos de compra de diversos equipos, como parte del programa de mantenimiento preventivo. “Al final, la GMAO ha respondido a todas nuestras necesidades: ahora podemos coordinar eficazmente nuestras acciones, ya sea en relación con los recursos, las alertas de contratos, la gestión del inventario o las compras. Esto nos permitirá anticipar el crecimiento del grupo de la mejor manera posible en términos de mantenimiento“.
Análisis del presupuesto y gestión del inventario para el futuro
El departamento de biomedicina está en constante evolución y, dados los volúmenes procesados, se centra actualmente en la gestión de las existencias y las compras. Se prevé una reflexión estratégica sobre el análisis del presupuesto a medio plazo. Además, el departamento técnico que gestiona las instalaciones tiene previsto instalar la solución de GMAO móvil.
