ORTEC Services forma parte del grupo multientidad, multiservicios y multinacional ORTEC (con sede en Aix-en-Provence, 12 500 empleados en 24 países, 187 centros en Francia y 62 en el extranjero, y una facturación de 1200 millones de euros). Desde que fue adquirida en LMBO por sus empleados en 1992, el grupo desarrolló considerablemente sus actividades de crecimiento externo. El sector de servicios, con sede en la oficina central, brinda soporte en estudios de diseño, contratación, limpieza industrial o aun en la recolección de residuos para multinacionales (Total, EDF, Airbus, etc.) en diversos sectores, ya sea energético, nuclear, oil & gas, agroalimentario, minero y aeronáutico. Gabriel Guillen, responsable del equipo de GMAO en ORTEC Services, reconoce las ventajas de DIMO Maint MX, una solución que aporta rigurosidad y ahorro de tiempo, sobre todo en el marco del proyecto Org’Agence, cuyo objetivo es armonizar las buenas prácticas de mantenimiento dentro del grupo.
Una organización de mantenimiento específica para cada agencia
DIMO Maint MX fue seleccionado al cabo de una POC de seis meses, cuando Gabriel Guillen recién se incorporaba al equipo de materiales de ORTEC Services. Su primera tarea fue implementar, mejorar y mantener la GMAO en las agencias del grupo. Hoy en día, DIMO Maint MX alcanza a unas 35, principalmente en Francia y África (Congo, Gabón, Ghana).
Los equipos incluyen numerosos rodados de gran porte, materiales propios del grupo, equipos de metalurgia, remolques e incluso grúas, sobre todo para el sector petrolero. El servicio de materiales, dueño de los equipos, los pone a disposición de las agencias, junto con recomendaciones en términos de compras y mantenimiento.
Cada material requiere un mantenimiento anual, que es responsabilidad de las agencias; — explica Guillen — asistimos a las entidades con su organización, pero, es el director de la agencia quien decide, pues cada agencia tiene su propia organización de mantenimiento y explotación».
Ortec Services mejora la organización de su mantenimiento con la GMAO DIMO Maint
La armonización de las prácticas de mantenimiento es un elemento clave del proyecto «Org’Agence». El mantenimiento está asegurado por un responsable de materiales, que puede subcontratar todo o parte de las tareas. Algunas agencias cuentan con un jefe de taller y mecánicos para el mantenimiento del material. Depende de la agencia decidir si el mantenimiento será interno o no.
Brindamos asesoramiento y ayudamos a dimensionar. Por ejemplo, el mantenimiento de los vehículos de menos de 15 años debe hacerse de manera tercerizada por los concesionarios. El de los de más de 15 años se desarrolla internamente. En general, los rodados se dividen en dos partes: el soporte (el vehículo en sí) y el equipamiento», explica Guillen.
El proyecto Org’Agence, desarrollado en la sede central, permite encuadrar y armonizar las buenas prácticas, y el mantenimiento es una de ellas. Algunos parámetros de mantenimiento surgieron de agencias que desarrollaron muy bien su programa, y sabían cómo mantener correctamente los equipos.
El largo y turbulento camino de la GMAO
La elección de la GMAO actual es el resultado de varios intentos fallidos, a través de soluciones comerciales o herramientas desarrolladas internamente. Gestionar diferentes tipos de equipos y plantas procesadoras de residuos con la misma herramienta parecía problemático. Una licitación permitió fijar una serie de objetivos a alcanzar:
- cumplimiento del 100% de las operaciones de mantenimiento,
- seguimiento de los programas de mantenimiento del material rodante y no rodante,
- solución sencilla y ergonómica,
- integración al sistema de información.
Según Guillén:
DIMO Maint cumplía todos los requisitos, dado que algunos de los usuarios no eran expertos informáticos. La elección fue confiada a un grupo de proyecto, integrado por un miembro del equipo de materiales, el Departamento de Sistemas Informáticos y responsables de mantenimiento de diferentes agencias. El grupo notó la coexistencia de varias herramientas de GMAO (ficheros Excel, papel, etc.), y entonces surgió la intención de armonizar las prácticas».
La inteligencia de datos: la fase previa esencial
La herramienta se ha probado en varias agencias de Francia (Fos-sur-Mer, Ruan y San Quintín) y del Congo, que contaban con distintos equipos.
La inteligencia de datos implica identificar cómo se realizará la configuración, explica Guillen.
Se hace un análisis por agencia, y no en conjunto, porque cada una tiene sus particularidades: algunas tienen un responsable de materiales. A veces, el equipo de operaciones gestiona el mantenimiento. Otras, se subcontrata todo o parte del mantenimiento.
Se trata de comprender quién participa en el mantenimiento dentro de la agencia, particularmente, cómo se organiza el seguimiento, de dónde proceden las solicitudes curativas y preventivas, quién las recibe, quién las tramita, quién agenda las citas, quién verifica y da cierre, y cómo se gestionan analíticamente el mantenimiento y los gastos asociados.
El fin es que la auditoría identifique exactamente cómo funciona la agencia, para integrar los distintos procesos a la GMAO y responder a las siguientes preguntas: ¿quién recibirá las órdenes de mantenimiento (OM) preventivas reglamentarias? ¿Quién presentará las solicitudes de medidas curativas? ¿Quién cerrará las OM? ¿Se cargarán los gastos en la GMAO? ¿En el ERP? ¿Una interfaz es necesaria? También se tiene en cuenta la planificación, porque se trata de identificar claramente a los usuarios».
La fase crucial de la configuración
El ERP contiene la base de materiales, que se exporta. Guillen sabe cuáles son los materiales que deben someterse a seguimiento en la GMAO según sus particularidades, generalmente son equipos pesados para los que se crean todos los controles.
Cada categoría de material debe someterse a controles legales, como una inspección técnica, controles reglamentarios tras un accidente y, por último, controles de mantenimiento. Todo está definido en Org’Agence. Es necesario configurar cada vehículo y cada equipo antes de su instalación en la agencia. Este proceso, que solía durar 3 meses en una agencia pequeña, se ha reducido a una o dos semanas», cuenta Guillen.
La base de materiales está estructurada por categoría de equipo, junto con sus características (Atex, habilitación de transporte de mercancías peligrosas ADR) y el tamaño de la máquina (vehículo ligero, gran porte, autónomo o no, etc.). Mediante una macro, Guillen crea automáticamente el fichero de importación de IP (intervenciones preventivas) que le permite saber qué control se hará en cada equipo. Configura las fechas con los controles que ya se encuentran en el ERP, lo cual arroja una lista de materiales ya preparada.
Automatización e interfaz ERP/GMAO
Guillen se encarga de la creación de equipamientos e intervenciones preventivas.
La entrada y salida de material exige la creación de nuevas intervenciones preventivas y la verificación de que no se ha olvidado nada al vender un vehículo que abandona la flota. Entonces hemos automatizado los procesos.
La base de materiales actualiza automáticamente la GMAO, de ahí surge la necesidad de una interfaz. Creamos equipos que trasladamos con motivo de la cesión entre agencias. A veces, las agencias son empresas diferentes. Esto implica una venta entre dos empresas, que es contemplada por la interfaz.
A esto se suma, sobre todo, los seguimientos de proveedores y piezas. Los controles reglamentarios que se cierran en la GMAO se actualizan nuevamente en el ERP. No todas las agencias están equipadas del mismo modo, según la naturaleza de sus actividades. El objetivo es que todo listo cuando vamos a una agencia a dar una capacitación y revisar eventuales omisiones. Por lo general, las solicitudes de mantenimiento se realizan durante los desplazamientos, ya que los conductores cuentan con teléfonos inteligentes y pueden enviar solicitudes de mantenimiento conectándose a la base».
El conector entre la GMAO y el ERP incluye:
- Los contratos reglamentarios: son controlados en el ERP respecto de todas las agencias. Aquellas que cuentan con GMAO y cargan los contratos reglamentarios de los vehículos en el ERP, permiten compartir la información globalmente en todo el grupo.
- La sincronización de la referencia de material
- Las compras: es posible realizar pedidos en el ERP y luego vincular una orden de mantenimiento a un pedido del ERP. De este modo pueden verse, en el ERP, los pedidos abiertos, es decir, los que no se han cerrado en la GMAO. Puede seleccionarse una orden y, al recibir el pedido, el gasto pasará a la línea «Recursos de proveedores», en la OM seleccionada.
Además, las OM de la GMAO puede emitirse desde herramientas de planificación de los vehículos.
La importancia de familiarizarse con el mantenimiento
Una GMAO no es una herramienta dedicada exclusivamente al mantenimiento; es útil para toda la agencia, sobre todo en la operación, donde puede aprovecharse para detectar anomalías o realizar trabajos de reparación. Guillen la implementó en más de 30 agencias desde su llegada en 2018:
A veces, las auditorías revelan ciertos procesos que no se han formalizado. La GMAO, en ese caso entonces, es estructuradora. Cuantos más despliegues haya, más apoyo se necesitará para registrar nuevos equipos. Nos aseguramos de que haya un único responsable de materiales por agencia, y de que los controles reglamentarios tengan las mismas designaciones, los mismos estándares, que todos los equipos se creen de la misma manera. Esto brinda una base consistente y minuciosa, en comparación con las designaciones del ERP».
Las principales ventajas de la GMAO: rigurosidad, ahorro de tiempo y seguridad
La GMAO no potencia milagrosamente el rendimiento: además de una configuración inicial puntillosa, todo depende del personal y la organización existentes. La implementación de una GMAO puede parecer una carga adicional. Por lo tanto, se debe motivar al personal demostrándole sus ventajas, como poder realizar y registrar el 100 % de las operaciones de mantenimiento preventivo y agrupar las intervenciones para evitar errores de producción.
La gestión de reglamentos internos luego de un accidente permite detectar los equipos en los que la falta de control puede afectar la seguridad de las personas.
Para los mecánicos que hacen tareas de registro, destacamos la mayor rigurosidad de la que gozarán y, por lo tanto, el tiempo que ahorrarán en su trabajo diario.
¡DIMO Maint MX es mucho más que una simple herramienta de planificación taller!
Emisión de órdenes de mantenimiento, formalización de solicitudes de mantenimiento, historialización, archivos de mantenimiento, análisis de costes… las ventajas son muchas, porque la solución centraliza la base de datos y la hace fiable. ¡Poder seguir una solicitud de mantenimiento a través de un teléfono inteligente es una auténtica ventaja! ».
Dos tipos de indicadores de mantenimiento
Se definieron dos categorías de indicadores bastante rápido en el proyecto utilizando Power BI:
- Indicadores de funcionamiento, para saber si la agencia utiliza correctamente la herramienta de GMAO y los controles se realizan, informan y cierran correctamente, con los registros correspondientes.
- Indicadores de mantenimiento: dependen de la calidad de los indicadores de funcionamiento. Por tanto, es indispensable que el valor de las piezas en la orden de mantenimiento sea riguroso para contar con indicadores de costes fiables.
Debieran definirse tiempos de inactividad de máquinas en la solución, para poder analizar, en el tiempo, el MTTR, el MTBF, etc. Estamos interconectando todos nuestros vehículos para contar con el acumulado de horas. Así podremos calcular el MTBF, pues contaremos con el número de horas por vehículo junto con la cantidad de intervenciones y de tiempo medio de funcionamiento», dice Guillen.
¡Una GMAO vacía no sirve para nada!
Como explica Guillen, es importante cargar los costes asociados a las intervenciones:
Sabemos calcular analíticamente los gastos por materiales. En ERP conocemos el importe por preventivo, curativo, rotura, reglamentario, etc., pero, no se sabía cómo explicarlo. Las órdenes de mantenimiento están asociadas a los pedidos. Mediante una interfaz, conectamos los pedidos con el ERP, para poder trasladar los costes a MAINT. El taller funciona como un garaje externo con un coste de reventa. Los costes que arroja MAINT se exportan a PowerBI. Podemos explicarles a los directores de agencia el coste de su mantenimiento anual mes a mes, con un desglose de los equipos más costosos, el coste de mano de obra, las órdenes de mantenimiento correspondientes y la distribución entre costes de mano de obra y de subcontratación. Así podemos ver el coste de los componentes más caros de una grúa».
Algunas recomendaciones para una organización sin GMAO
Para Guillen, es importante no descuidar el tiempo de implementación:
No es una operación aislada que el técnico hace cuando tiene tiempo. Hay que calcular el tiempo de configuración de la herramienta de antemano. Además, alimentar la base de la herramienta es importante: hay que cargar los proveedores, usuarios y piezas, luego ponerla en marcha y organizar la actividad. No hay que escatimar tiempo ni recursos para no acabar enseguida ahogándose entre controles y OM».
