Gestione eficazmente sus equipos con una GMAO
La gestión eficaz y armoniosa de sus equipos de mantenimiento es una misión delicada. La GMAO le permitirá optimizar la asignación de sus recursos humanos.
Cómo gestionar eficazmente un equipo de mantenimiento
Un jefe de mantenimiento es responsable de coordinar eficazmente a sus equipos..
Concretamente, necesita:
Transmitir instrucciones y normas claras aplicables a cada miembro de su equipo.
Organizar y planificar los trabajos de las partes interesadas internas y externas
Definir las necesidades de formación y acreditación de cada uno de los miembros de su equipo y, eventualmente, prestar asistencia en su formación.
Analizar el rendimiento individual y colectivo de su equipo.
Tener la capacidad de dirigir y motivar, para que pueda dirigir su departamento sin problemas.
Saber cómo resolver los conflictos y obstáculos internos que puedan encontrar los miembros del equipo.
Gestionar un equipo de mantenimiento: una misión compleja
Los técnicos de mantenimiento suelen ser muy autónomos en su gestión de las tareas diarias.
De hecho, en muchas organizaciones, el director no suele saber dónde se encuentran los miembros de su equipo. Los turnos de trabajo rotativos y los turnos de noche complican aún más su función de supervisión.
Dado que el departamento de mantenimiento está implicado en todas las funciones de la organización, la supervisión de los trabajos de mantenimiento, su trazabilidad y la consecución de los objetivos puede resultar un reto.
Los empleados de la empresa, que crean las solicitudes de trabajo, rara vez entienden por qué los problemas planteados no se resuelven de inmediato y, en consecuencia, los técnicos de mantenimiento suelen sentirse presionados. Aunque hacen todo lo posible para ser lo más eficientes posible, las tensiones con el personal de producción son habituales. Pregunte a sus técnicos si se sienten abrumados, y casi seguro que le dirán: “¡Claro que sí, me paso el día corriendo de un lado a otro! “.
El problema es sencillo: todo el mundo sabe que los equipos de mantenimiento están sobrecargados de trabajo, pero nadie sabe nunca lo que están haciendo realmente. Lo ideal es que cada técnico conozca su trabajo de antemano para que pueda prepararse según las normas de seguridad y realizar el trabajo de mantenimiento con la mayor serenidad posible.
Este ideal es alcanzable, ya que la GMAO le permitirá a la vez gestionar eficazmente a su equipo y garantizar su seguridad en el trabajo.
¿Cómo puedo medir la eficacia de mi equipo de mantenimiento?
Una respuesta completa a esta pregunta llevaría una docena de páginas.
Nos centraremos aquí en dos categorías de indicadores:
Indicadores de actividad
Los indicadores de actividad se refieren a la actividad de sus equipos. Así, debe tener en cuenta
- el tiempo transcurrido entre la solicitud de trabajo y el trabajo de mantenimiento real (tiempo de respuesta)
- la duración del trabajo de mantenimiento
- su calidad
Indicadores de resultados
Los indicadores de actividad se refieren a la actividad de sus equipos. Así, debe tener en cuenta
- los costes de una tarea de mantenimiento
- MTBF (métrica de fiabilidad), o el tiempo medio entre fallos consecutivos
- MTTR (métrica de mantenibilidad), o el Tiempo Medio de Reparación.
Analizados correctamente, estos indicadores le ayudarán a evaluar la eficacia de su equipo de mantenimiento.
Hay muchos otros indicadores más complejos. El uso de la GMAO DIMO Maint le permitirá comprender rápida y fácilmente las dificultades que encuentra su equipo y aportarles soluciones adaptadas para mejorar su rendimiento.
¿Cómo ayuda la GMAO a la gestión diaria de sus equipos?
Según la Asociación Francesa de Ingenieros y Gestores de Mantenimiento, una solución de GMAO bien implantada y utilizada puede aumentar la productividad de los equipos entre un 15 y un 20%. El estudio también señala una reducción del 20 al 30% en el tiempo de preparación del mantenimiento y una reducción del 10 al 40% en la duración de los trabajos de mantenimiento.
Una visión completa de los recursos humanos internos y externos
Una unidad de mantenimiento suele estar compuesta por técnicos cualificados en un campo concreto.
Para gestionar su equipo de forma eficaz y simplificar el mantenimiento de sus activos, le corresponde conocer sus habilidades y competencias. Si el técnico A es electricista y el técnico B es mecánico, ¿a cuál debe enviar para resolver un problema eléctrico en una máquina compleja?
La GMAO le ayudará a elegir con conocimiento de causa en función de la combinación de habilidades de cada uno, pero también de sus cualificaciones (eléctricas, CACES, etc.).
Además, también tendrá la posibilidad de gestionar sus recursos humanos externos. La GMAO DIMO Maint registra todos los socios subcontratados y documenta la información de contacto de cada colaborador externo.
Programación simplificada de las órdenes de respuesta
Usted busca constantemente formas de mejorar la gestión del mantenimiento. Sin la GMAO, la gestión de las órdenes de trabajo es a menudo compleja, y a veces resulta casi imposible hacer un seguimiento de los trabajos de mantenimiento.
Gracias a una ergonomía bien pensada y adaptada a sus usos, la GMAO DIMO Maint es útil para:
- facilitar la asignación de órdenes de trabajo
- mejorar la visibilidad de los trabajos realizados
- mejorar la visibilidad de los pedidos de compra que deben realizarse
Recibo las solicitudes de trabajo y las asigno a los técnicos en función de sus competencias. De este modo, creo el plan de carga de trabajo y los técnicos, que son autónomos, planifican sus actividades en consecuencia. Pueden agrupar diferentes solicitudes, hacer trabajos preventivos o modificaciones en las máquinas, y comunicarse con el cliente interno muy fácilmente. Una vez finalizado el trabajo de mantenimiento, lo valido con el cliente interno.
Romain Massé, Gestor técnico de infraestructuras – Laboratorio Rivadis
Una herramienta de comunicación muy eficaz
Gracias a su sencilla interfaz web, accesible para todos en cualquier lugar, la GMAO DIMO Maint es una herramienta de comunicación muy eficaz.
El empleado que encuentra un problema en un activo introduce su solicitud de trabajo rellenando los detalles a través de un formulario. A continuación, puede seguir el progreso de su solicitud y recibir una alerta cuando el mantenimiento se haya completado.
Por otro lado, el técnico de mantenimiento recibe una alerta cuando se le asigna una orden de trabajo. De este modo, puede actuar con rapidez y eficacia. Durante su trabajo, también tiene acceso al historial de averías del activo, a las notas de audio o escritas de los técnicos anteriores y a las imágenes de averías anteriores. También se le anima a documentar sus acciones en la medida de lo posible. Una vez realizada la tarea de mantenimiento, se le avisa en tiempo real para que pueda confirmar los detalles antes de cerrar la orden de trabajo.
Su dirección también tiene acceso a toda la información necesaria para analizar el rendimiento y la rentabilidad del departamento de mantenimiento.
Reducir los incidentes de salud y mejorar la seguridad en el trabajo
Al pasar a un plan de mantenimiento preventivo, llegará a reducir naturalmente la proporción de mantenimiento correctivo.
Este último suele poner a los técnicos en una situación de estrés, lo que aumenta el riesgo de acciones precipitadas y el descuido de los protocolos de seguridad.
La GMAO DIMO Maint le ayudará a establecer un plan de mantenimiento y garantizará a sus técnicos un acceso instantáneo al protocolo de entrega, a las instrucciones de seguridad y a las listas de tareas de mantenimiento.
La GMAO permite un seguimiento simplificado de la actividad a través de los KPI de mantenimiento
Los técnicos de mantenimiento a menudo ven la GMAO como un instrumento de vigilancia o incluso, Dios no lo quiera, de espionaje de la dirección. Afortunadamente, no es así. Al contrario, la GMAO muestra el valor de su trabajo a toda la organización. Tanto el personal de primera línea como la dirección tendrán un mejor conocimiento de su actividad y de la cantidad de trabajo realizado diariamente.
Esto, a su vez, puede ayudar a los técnicos a hacer oír sus demandas. Por ejemplo, conocer el número exacto de horas dedicadas al mantenimiento de una máquina en un periodo determinado será muy valioso para justificar ante la dirección la compra de una máquina nueva, cara pero más fiable.
Además, el seguimiento de los indicadores clave de mantenimiento KPI mejorará el rendimiento general del departamento de mantenimiento, ya que todo lo que se puede medir se puede mejorar.
Gracias a las numerosas herramientas de análisis disponibles en la GMAO, los trabajos de mantenimiento pueden desglosarse para destacar específicamente
- los costes por trabajador, subcontratista, activo, tipo de mantenimiento o por tecnología
- los principales indicadores clave, como el MTBF, el MTTR, etc.
- la tasa de éxito del programa preventivo
Del mismo modo, tendrá a su disposición todos los indicadores para supervisar con precisión la gestión de los subcontratos (con análisis por contrato, subcontratista, activo, etc.).
Mejorar la imagen de la organización y acoger a los jóvenes talentos
La contratación en el sector del mantenimiento suele ser complicada. El sector está sometido a una gran presión y la contratación de técnicos competentes y realmente comprometidos con su misión es un reto.
Los jóvenes que siguen una formación especializada en mantenimiento son conscientes de la importancia de una GMAO en su vida diaria. Por tanto, las nuevas tecnologías son esenciales para mejorar la imagen de su organización.
Tomemos como ejemplo la última generación de técnicos de mantenimiento. Como están acostumbrados a los smartphones y a las tabletas y conocen la existencia de las GMAO móviles, trabajar en una organización que no esté equipada con la última solución de GMAO es impensable para ellos.
Además, la GMAO ayuda a acoger eficazmente a los nuevos empleados. A través de la GMAO DIMO Maint, los nuevos empleados se introducen rápidamente en su entorno de trabajo y podrán
- comprender rápidamente los procesos existentes
- acceder a toda la información necesaria sobre los activos
- beneficiarse de una clara visibilidad de los trabajos de mantenimiento a realizar
- aprender de los comentarios de otros técnicos
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