En el corazón del buen funcionamiento de toda empresa o edificio que recibe al público se encuentra el Facility Management, que abarca una multitud de servicios esenciales. Conocer y aplicar correctamente el concepto permite definir un espacio de trabajo acorde en todos los aspectos con las necesidades y normativas, y por lo tanto, establecer las bases de un parque inmobiliario saludable.
Sin embargo, la tarea no es sencilla, ya que las actividades a coordinar son tan variadas como complejas. Las soluciones de software estarán entre las mejores aliadas de los gestores para coordinar todas las operaciones. En este artículo, descubre qué es el Facility Management, cómo integrarlo en tu organización y los aportes del software de GMAO para mejorar el rendimiento en este ámbito.
¿Qué es el Facility Management?
La AFNOR define el Facility Management como:
“una función organizativa que integra a las personas, los lugares y los procesos en el entorno construido con el fin de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad de la actividad principal”.
Comparado también con los Servicios Generales, el Facility Management consiste en asegurar el mantenimiento completo de un edificio y coordinar sus servicios internos. Es una misión de coordinación de gran envergadura que puede abarcar desde un solo sitio hasta un parque inmobiliario completo.
Más allá del simple tema del mantenimiento, el Facility Management busca poner al ser humano en el centro de las operaciones. Técnicos, ocupantes o explotadores: el objetivo es mutualizar puntos de vista y experticias para ponerlos al servicio de un espacio de vida duradero. Este espacio debe así responder mejor a las problemáticas económicas, sociales y medioambientales actuales de las empresas.
En su aparición en Francia en los años 1980, el Facility Management generalmente se trataba de forma interna. Sin embargo, con la multiplicación de equipos y restricciones, esta tarea ha ido adquiriendo una mayor importancia en la actividad de las organizaciones. Estas tienden cada vez más a externalizarla o, como mínimo, a menudo buscan optimizar su gestión designando un Facility Manager. De ello depende, de hecho, la eficiencia operativa de la empresa y, in fine, su rendimiento.
¿Cómo se integra el Facility Management en su organización?
Hoy en día, el Facility Management agrupa un gran número de servicios. Concretamente, esta actividad por sí sola puede implicar misiones tales como:
- Mantenimiento de edificios
- Gestión del interior de locales (limpieza)
- Sistemas de seguridad (control de acceso, alarmas de incendio o intrusión…)
- Consumo de energía (electricidad, climatización…)
- Logística
- Espacios verdes
- Prestaciones complementarias tales como correo, recepción, restauración…
En realidad, el Facility Management se adapta esencialmente a la actividad del edificio al que se aplica. Ante todo debe responder a desafíos de productividad, calidad de vida en el trabajo y cumplimiento. Desde la gestión del propio edificio hasta los asuntos transversales y la estrategia, el Facility Management se encuentra así en todos los aspectos de la organización.
Esta coordinación de recursos y servicios implica un trabajo de gestión titánico. Sin una centralización eficaz de la información, es difícil coordinar todas estas acciones de manera efectiva. Por lo tanto, elegir las soluciones adecuadas y hacer que el Facility Management esté supervisado parece imprescindible. Para la empresa, esto significa la posibilidad de concentrarse en su actividad principal y crear un valor añadido.
¿Desea optimizar su Facility Management?
Contáctenos hoy mismo para saber más.
El Facility Manager: un papel central en la organización
El Facility Manager es el responsable comúnmente designado para coordinar todas las actividades inherentes a la buena gestión del edificio. Este mandante, a menudo una sociedad externa especializada en la materia, está en el centro de todas las operaciones. Para llevar a cabo su misión, debe tratar tanto la parte humana (gestión y coordinación) como evaluar los recursos materiales necesarios, al tiempo que limita los costes de explotación.
La misión del Facility Manager incluirá en particular:
- La definición de las necesidades del edificio
- La planificación de las intervenciones y del mantenimiento
- El manejo del equipo (organización de las intervenciones, coordinación de los proveedores)
- La elaboración y seguimiento del presupuesto
- El control y el cumplimiento constante de las normas de higiene y seguridad
- Mantener tableros de control que permitan entender en todo momento la situación del edificio
Como verdadero director de orquesta de los equipos, el Facility Manager no solo tendrá que involucrarse en las operaciones de campo, sino también supervisar el mantenimiento en su totalidad para garantizar el buen rendimiento de la infraestructura. Por tanto, se requiere una organización impecable – y una visión global de su misión.
¿Por qué un software de GMAO es esencial para una gestión óptima de su parque inmobiliario ?
El seguimiento del mantenimiento de un edificio entero no puede ser improvisado: requiere de herramientas fiables y completas. La gestión avanzada de los equipos es uno de los roles centrales de la GMAO, o Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador. La solución de software centraliza efectivamente toda la información necesaria para la gestión de los múltiples cuerpos de oficios implicados y facilita su coordinación. Al ubicarse en el centro de la organización, la GMAO se convierte en un verdadero apoyo al Facility Manager, a quien proporciona información actualizada cada vez que la necesita.
La GMAO aporta visibilidad sobre los equipos, y no solo eso. Un mantenimiento asistido por ordenador también implica:
- Procesos más automatizados, que ahorran tiempo y eliminan errores
- Planificaciones y una gestión de inventario en tiempo real, que aseguran no quedarse nunca sin recursos
- Una gestión de costos, esencial para comprender los centros de gastos y ahorrar dinero
- Trazabilidad de las operaciones de mantenimiento gracias a un historial completo de intervenciones
- Una visión a 360°, fuente de anticipación
Todas estas operaciones – y la multitud de otras informaciones proporcionadas por la GMAO – permiten al Facility Manager entender el edificio en su totalidad o entrar en detalle siempre que sea necesario. Además, la solución alivia considerablemente la gestión a través de documentos completamente digitalizados y procesos más colaborativos. El Facility Management se enriquece así de una componente “tiempo real”, fuente de reactividad en el campo.
¿Cómo nuestro software de GMAO puede transformar su Facility Management ?
Dedicado completamente al Facility Management, la solución DIMO Maint FM reúne en una herramienta central funciones desarrolladas para la gestión de edificios terciarios. Facilitando la gestión de uno o varios sitios, el software aborda todas las facetas esenciales del Facility Management: reducción de costes, excelencia operacional y cumplimiento normativo.
DIMO Maint FM cuenta con funciones esenciales como:
- Gestión de edificios y sus equipos: la solución centraliza datos completos (documentos técnicos, historial, regulaciones) que permiten trazar todo el ciclo de vida de uno o varios edificios
- Gestión de proveedores y contratos: el software de GMAO facilita la gestión de los numerosos subcontratistas y garantiza un seguimiento perfecto de los documentos legales (contratos, facturas, presupuestos)
- Comunicación: el software centraliza los intercambios y acorta los procesos de validación
- Seguimiento presupuestario: se pueden definir presupuestos a medida, por periodo o por intervención. Los presupuestos y facturas pueden ser creados directamente por los proveedores externos y quedan registrados en la herramienta
- Tableros de control configurables: muy completo, el reporting integra todos los KPI relevantes para su organización y se adapta en formato a sus usuarios.
Entre los principales activos de DIMO Maint FM, solución especialmente diseñada para el sector terciario, se encuentran:
- Movilidad y accesibilidad : utilizable con una simple conexión a internet, DIMO Maint FM puede ser utilizado por todos, ya sea desde un ordenador o en el campo
- Adaptabilidad: compuesta por 3 aplicaciones móviles para los gestores, técnicos y ocupantes, la solución se adapta a sus usuarios
- Interoperabilidad : la GMAO terciaria de DIMO Maint se integra al sistema de información en uso y aprovecha los datos propios al edificio.
Completo y fácil de manejar, DIMO Maint FM pone la gestión de edificios al alcance de todas las organizaciones y se adapta a sus evoluciones a lo largo del tiempo. La información está inmediatamente disponible, y su Facility Management se vuelve aún más ágil.
La diversidad de actividades que cubre el Facility Management plantea desafíos importantes para los gestores. La claridad es clave en este trabajo de organización de la información. Adoptar una solución GMAO como DIMO Maint FM significa garantizar un mantenimiento inmobiliario más confiable, fuente de seguridad en su edificio. La GMAO trae más anticipación y permite cruzar eficazmente la información. La coordinación se lleva a cabo con fluidez y agilidad, resultando en un entorno de trabajo perfectamente funcional.
¿Está listo para optimizar su Facility Management con nuestra solución GMAO?
Contáctenos hoy mismo para saber más.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los principales desafíos del Facility Management?
El Facility Management se enfrenta a varios desafíos, como la gestión del mantenimiento de infraestructuras, el cumplimiento de las regulaciones de seguridad, la optimización de la eficiencia energética o la adaptación a los cambios tecnológicos.
¿De qué manera un software de GMAO mejora el Facility Management?
Un software de GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) puede automatizar y simplificar muchas tareas relacionadas con el Facility Management. Permite una gestión centralizada de las operaciones, una mejor planificación de las tareas de mantenimiento y asegura una trazabilidad óptima.
¿Cuáles son los criterios para elegir un buen software de GMAO para el Facility Management?
La elección de un buen software de GMAO depende de varios criterios: su ergonomía, su capacidad para integrarse con otros sistemas, la calidad de su soporte técnico, pero también sus funcionalidades específicas, como la gestión de tickets de mantenimiento o el análisis predictivo.
