El mantenimiento de edificios y equipos del sector educativo permite garantizar un entorno seguro, funcional y propicio para el aprendizaje. Por tanto, es una prioridad para escuelas, universidades y grupos escolares. El mantenimiento abarca varios aspectos: desde la supervisión de los equipos hasta la de activos más intangibles, el Facility Management en la educación exige un enfoque minucioso y herramientas adecuadas.
El reto de un mantenimiento controlado en el ámbito escolar
El sector educativo dispone de un gran número de activos, que presentan requerimientos muy específicos en términos de mantenimiento. Para las escuelas, se trata de garantizar tanto el confort en el aprendizaje como la seguridad, a la vez que se aprovechan al máximo sus recursos. El ámbito de intervención del mantenimiento abarca:
- infraestructuras: el término puede referirse a los espacios educativos en sentido estricto (aulas, laboratorios, bibliotecas, espacios de actividades diversas…) o bien estructuras de apoyo como comedores, oficinas, aseos, sistemas de calefacción/climatización y diversos sistemas de seguridad,
- equipamiento pedagógico: material diverso, aparatos de demostración o de medida, libros… los equipos pedagógicos están presentes en todas las infraestructuras
- los sistemas informáticos hoy en día respaldan una gran parte de las actividades escolares. Además, contribuyen a asegurar la seguridad de los establecimientos (alarmas, cámaras…)
Estas “facilities” (o instalaciones), muy variadas, requieren un mantenimiento preciso, regido por un desgaste, necesidades y normativas diferentes. Las escuelas deben, por ejemplo, asegurarse de ofrecer equipos informáticos actualizados en términos de seguridad, pero también accesibles en todo momento para alumnos y personal. El mantenimiento de edificios escolares plantea además cuestiones de coste o de flexibilidad, el Facility Management actúa sobre la gestión y la configuración de los espacios y la realización de ahorros energéticos.
Para los establecimientos, se trata por lo tanto de mantener un ojo en todos los equipos y de coordinar inteligentemente las operaciones de mantenimiento para no entorpecer el aprendizaje. La seguridad y la accesibilidad por parte de los ocupantes son las prioridades del mantenimiento de edificios escolares.
¿Cómo mejorar el seguimiento y la gestión del mantenimiento en el ámbito escolar?
Para enfrentar las exigencias legales, particularmente elevadas en medio escolar, es indispensable ser metódico. Se definirán etapas de facility management precisas, tales como:
La implementación de un inventario detallado de los equipos
El inventario es un primer paso esencial para mejorar la gestión del mantenimiento del edificio escolar. Comprender bien la naturaleza, la cantidad y la ubicación de cada activo permite cubrir cada aspecto del mantenimiento de la escuela. Una visión de conjunto es también sinónimo de anticipación: con la alta frecuencia de uso de los establecimientos escolares, preparar el mantenimiento con antelación es indispensable.
La programación de inspecciones regulares
La supervisión regular de los equipos e instalaciones escolares es esencial para detectar problemas potenciales antes de que se vuelvan críticos. Un enfoque preventivo del mantenimiento debe liberar a los gestores de establecimientos escolares de parte de su carga de trabajo y permitirles concentrarse en la organización interna, a menudo pesada. Al identificar las anomalías desde su aparición, los establecimientos pueden evitar interrupciones importantes, pero también prolongar la vida útil de sus equipos. Un factor de ahorro importante, tanto en términos de coste como de esfuerzo.
La implementación de un sistema de gestión de mantenimiento preventivo
Directamente relacionada con esta búsqueda de anticipación, la mantenimiento preventivo consiste en tareas regulares de mantenimiento para prevenir fallos. Esta mantenimiento puede establecerse mediante la creación de un calendario de mantenimiento preventivo, así como con una automatización parcial de las tareas. Adoptar un sistema de gestión de mantenimiento preventivo permitirá mostrar flexibilidad, incluso en el caso de recursos limitados.
El uso de software de Facility Management para el mantenimiento de instalaciones e infraestructuras
Entre los softwares de Facility Management, la GMAO ocupa un lugar destacado. La gestión de mantenimiento asistida por ordenador centraliza todas las informaciones indispensables para el seguimiento de los equipos. Pero el software va más allá, con la planificación de intervenciones, la optimización de recursos y otras funcionalidades como la gestión de la energía y del espacio. La GMAO ordena así los procesos de gestión de mantenimiento escolar y permite actuar siempre en interés del usuario final.
Las ventajas de utilizar un GMAO para la gestión de tareas de mantenimiento regulares y complejas
Las ventajas del software de GMAO para los establecimientos escolares son numerosas. Entre las más notables, citaremos:
La mejora de la gestión de recursos
La GMAO actúa para la productividad de los establecimientos escolares: el software permite optimizar los planes de intervención, reducir la inmovilización de los equipos escolares y maximizar la productividad de los equipos de mantenimiento. El resultado es un establecimiento con la máxima accesibilidad, donde los fallos no impiden el confort en la enseñanza. En términos de gestión, la GMAO aporta un ahorro significativo de tiempo y dinero. El software permite racionalizar recursos a menudo limitados, que pueden ser asignados de manera más inteligente.
La planificación estratégica de las intervenciones
La GMAO cuenta con funcionalidades avanzadas de planificación y seguimiento de las tareas. De esta manera, las escuelas pueden razonar a escala de espacios enteros y asegurar su disponibilidad durante todo el proceso de mantenimiento del edificio. Con la gestión de mantenimiento por ordenador, pueden priorizar los trabajos según su impacto en las actividades escolares y anticipar más las necesidades a largo plazo.
La comprensión de los procesos y necesidades internas
Además de la reactividad, la GMAO aporta una visión global de todos los equipos, infraestructuras y material informático de un establecimiento. Se consideran así todos los activos, con sus interdependencias y los procesos vinculados. El mantenimiento escolar se vuelve más global y las necesidades internas quedan mejor comprendidas. La GMAO proporciona a las escuelas una comprensión profunda de su funcionamiento y palancas concretas para mejorarla.
La seguridad de todos los equipos
La seguridad es un criterio primordial del mantenimiento de instalaciones escolares. La GMAO apoya a los gestores gracias a un seguimiento riguroso de las normas, una trazabilidad impecable y una dimensión preventiva importante para la protección diaria de los ocupantes. Desde medidas de seguridad preventivas (alarmas, sistemas de acceso, cámaras) hasta la sanidad de los espacios, la GMAO permite cubrir la seguridad de la forma más exhaustiva posible.
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Casos de estudio y mejores prácticas
En 2020, el RCSI, organismo de formación en cirugía líder en Irlanda, adoptó DIMO Maint para la gestión de sus 30 sitios, incluida una universidad y una institución de investigación internacional. Gracias al GMAO, el RCSI mejoró profundamente la gestión de sus instalaciones, introdujo una fuerte dimensión preventiva y reforzó el intercambio de información entre sus equipos.
Al origen de estos beneficios, una capacidad aumentada para colaborar a través del GMAO, de la que el RCSI no disponía hasta entonces. La posibilidad de que los equipos de facility management se conecten a la aplicación móvil y la colaboración continua entre los actores del mantenimiento escolar jugaron un papel esencial en la mejora del mantenimiento.
Para el RCSI, el GMAO también significó una transformación hacia lo digital, lo que trajo la precisión esencial a las operaciones de mantenimiento. Surgieron como resultado una notable optimización de recursos, la mejora de la seguridad de los datos y una mayor conformidad con las normativas. La GMAO supo adaptarse al perfil específico del establecimiento y liberó a los gestores de importantes restricciones administrativas.
A imagen de este caso de estudio, el buen mantenimiento de los edificios y equipos permite al sector educativo concentrar sus esfuerzos en la acogida y la accesibilidad. Para adoptar una estrategia a medida, es esencial dotarse de herramientas eficaces como los software de GMAO. Ofreciendo una dimensión preventiva que la gestión manual no permite, el mantenimiento asistido por ordenador garantiza un entorno escolar seguro y mejora las prácticas a largo plazo.
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