La gestión de instalaciones y edificios es crucial para organizaciones que manejan espacios como oficinas, locales, almacenes, hospitales y escuelas. Esta gestión implica planificar, organizar, controlar y maximizar el uso de recursos materiales y humanos para asegurar un funcionamiento óptimo. Abarca aspectos variados como el mantenimiento, la seguridad, la limpieza, la energía, la gestión de residuos y activos, así como la coordinación de subcontratistas y peticiones de intervención. Los softwares de facility management, también conocidos como CAFM “Computer-Aided Facility Management”, en los países anglosajones, permiten mejorar la gestión de edificios y facilitar el día a día de los equipos de facility management. Centralizan, automatizan y analizan la información relacionada con las instalaciones, optimizando así los procesos y flujos de trabajo. Estas herramientas ofrecen ventajas significativas, incluyendo la reducción de costos, la mejora de la productividad y calidad, y el cumplimiento de normativas, aumentando la satisfacción de los usuarios. Este artículo explora cómo seleccionar un software de facility management (FM) adecuado para sus necesidades y las características esenciales a considerar para aprovechar plenamente sus ventajas.
¿Qué es un software de facility management?
Una herramienta de facility management es esencial para los gestores de instalaciones porque coordina y facilita una multitud de tareas diarias. Este sistema permite una planificación y gestión integrales dentro de un espacio físico, incorporando individuos, procesos y objetos presentes. Tomemos como ejemplo vastos sitios equipados con cientos de activos marcados con etiquetas. Gracias al software de facility management, los gestores pueden mantener fácilmente estos activos en orden y perfectamente mantenidos. Considerado como una solución tecnológica especializada, el software de facility management juega un papel clave en la centralización, automatización y análisis de datos relacionados con los edificios. Simplifica la gestión de procesos y flujos de trabajo, ofreciendo ventajas notables como la disminución de costos, el aumento de la productividad, la mejora de la calidad, la adherencia a normativas y la satisfacción de los usuarios.
Al combinar elementos de sistemas GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), EAM y IWMS (Integrated Workplace Management System), el software de facility management abarca diversos aspectos como la tecnología de la información, la gestión del mantenimiento de edificios e instalaciones, la gestión inmobiliaria y el soporte administrativo. El facility management es pues una práctica integrada que busca armonizar el lugar de trabajo físico con los recursos humanos y las actividades de la organización.
¿Está buscando una solución para optimizar el mantenimiento de sus sitios? ¿Mejorar la comunicación con las partes interesadas (ocupantes, gestores, subcontratistas)? Descubra cómo nuestro software puede ayudarle.
7 funciones clave de un software de facility management.
Un software de facility management proporciona una solución integral para la gestión de todos los aspectos relacionados con los edificios e instalaciones. Integra múltiples funcionalidades que simplifican las operaciones para los gestores de instalaciones y los equipos de mantenimiento. Descubramos las funcionalidades esenciales ofrecidas por un software de facility management:
Gestión de sitios y equipamientos.
Esencial para inventariar, localizar y seguir todos los activos y equipamientos dentro de los edificios, esta funcionalidad también asegura la gestión de su ciclo de vida. Incluye la definición del estado, valor, garantías e historial de los equipamientos, facilitando así la gestión patrimonial y la toma de decisiones relacionadas con inversiones, renovaciones o cesiones.
Gestión del mantenimiento preventivo y correctivo.
Permite la planificación y ejecución de operaciones de mantenimiento preventivo programado y correctivo. Esta funcionalidad abarca la gestión de operaciones de mantenimiento planeadas y no planeadas, piezas de repuesto, inventarios, costos y tiempos de espera. Contribuyendo a optimizar el rendimiento y la fiabilidad de los edificios y equipamientos, ayuda a prolongar su vida útil, minimizar los riesgos de avería y reducir tiempos de inactividad.
Planificación y seguimiento de trabajos
Destinada a organizar y monitorizar los trabajos relativos a los edificios, como mudanzas o renovaciones, esta funcionalidad también permite gestionar los recursos humanos y materiales necesarios, así como los horarios, presupuestos y restricciones. Asegura por lo tanto una mejor coordinación de los proyectos respetando los costos y plazos establecidos.
Gestión del espacio y locales
Esta funcionalidad está diseñada para optimizar la ocupación, asignación y gestión del espacio y locales. Incluye la gestión de planos, superficies, capacidades y configuraciones. Contribuyendo a la mejora del confort, seguridad y productividad de los ocupantes, también permite reducir los costos inmobiliarios.
Gestión de contratos y proveedores
Gracias a esta funcionalidad, es posible supervisar eficazmente los contratos y relaciones con los subcontratistas. También permite simplificar la gestión de presupuestos, licitaciones, pedidos, contribuyendo así a la mejora de la calidad, eficiencia y rentabilidad de los servicios externos.
Cuadros de mando e informes
Esta funcionalidad ofrece la posibilidad de recopilar, procesar y presentar visualmente los datos de los sitios. Fomenta la creación de indicadores clave de rendimiento, informes personalizados, análisis comparativos y alertas. Es por tanto indispensable para una mejor gestión, un control más riguroso y una mejora continua del mantenimiento y gestión de edificios.
Importancia de la movilidad en las funcionalidades de un software de Facility Management
La movilidad representa un aspecto crucial para los responsables de gestión de sitios. A menudo necesitan desplazarse para realizar diagnósticos, supervisar trabajos, garantizar la calidad de los servicios, o comunicarse con los ocupantes y proveedores.
Para facilitar su gestión de los sitios, es primordial que las funcionalidades de los softwares de gestión de instalaciones estén accesibles en dispositivos móviles como smartphones, tabletas o portátiles. El acceso móvil mejora la reactividad, eficiencia y productividad de los gestores.
La movilidad les permite:
- Consultar y actualizar en tiempo real la información de los sitios, eliminando la necesidad de visitas a la oficina o el uso de documentos en papel;
- Responder instantáneamente a las solicitudes de intervenciones, órdenes de trabajo y diversas alertas desde su dispositivo móvil;
- Localizar activos y equipamientos, escanear códigos de barras o QR, tomar fotos y registrar comentarios de voz;
- Acceder a planos, fichas técnicas, manuales de uso y procedimientos;
- Supervisar el progreso de los trabajos, aprobar intervenciones, firmar albaranes, etc.;
- Crear y visualizar informes, cuadros de mando e indicadores de rendimiento;
- Facilitar la comunicación con los equipos en terreno, los ocupantes y los proveedores.
Por consiguiente, la movilidad es un elemento determinante en la gestión del facility management. Es esencial que el software ofrezca una experiencia de usuario impecable, una ergonomía meticulosa, una sincronización automática y una seguridad avanzada.
¿Está buscando una solución para optimizar el mantenimiento de sus sitios? ¿Mejorar la comunicación con las diferentes partes interesadas (ocupantes, gestores, subcontratistas)? Descubra cómo nuestro software puede ayudarle.
Integración con otros sistemas
Un software de Facility Management está fundamentalmente diseñado para no operar de forma autónoma. Es imprescindible que pueda integrarse eficazmente con diversos sistemas y aplicaciones utilizados en la gestión y el mantenimiento de edificios e instalaciones. Esta integración facilita el intercambio de datos, la sincronización de procesos, la simplificación de operaciones y contribuye a la mejora del rendimiento general. Aquí algunos ejemplos clave de integración:
Integración con los sistemas BIM (Building Information Modeling)
El BIM es un enfoque innovador de diseño, construcción y gestión de edificios, basado en la explotación de maquetas digitales 3D. Ofrece la posibilidad de visualizar, simular y analizar con precisión las características físicas y funcionales de los edificios, facilitando la gestión de su ciclo de vida.
Gracias a la integración entre el facility management y el BIM, es posible relacionar los datos del modelo 3D con los del software de facility management, ofreciendo así una visión global y actualizada de las instalaciones. Esto facilita la transición de la fase de construcción a la de explotación, optimiza la planificación y ejecución del mantenimiento según los datos reales, y acelera la detección y resolución de problemas.
Compatibilidad con las herramientas de gestión inmobiliaria
La gestión inmobiliaria comprende todas las actividades relativas a la gestión de propiedades inmobiliarias, incluyendo la gestión de arrendamientos, alquileres, cargos, impuestos y seguros, entre otros. A menudo se realiza mediante herramientas dedicadas, como software de gestión de alquileres, de condominios y de patrimonio.
La compatibilidad entre un software de facility management y estas herramientas de gestión inmobiliaria enriquece la gestión de los elementos financieros, legales y administrativos de las instalaciones en complemento a los aspectos técnicos y operacionales. Permite racionalizar el seguimiento de los contratos, facturas, pagos, cobros y litigios. También ayuda a monitorear la rentabilidad, el valor y el rendimiento de los bienes inmobiliarios.
Interconexión con los sistemas de seguridad y vigilancia
Los sistemas de seguridad y vigilancia, que incluyen cámaras, alarmas, sensores y controles de acceso, desempeñan un papel crucial en la protección de las instalaciones frente a diversos riesgos, como intrusiones, incendios y averías.
La interconexión del software de facility management con estos sistemas refuerza la seguridad de los sitios, de los ocupantes y del material. Permite recibir alertas en tiempo real en caso de anomalías, iniciar acciones correctivas, controlar los accesos a zonas sensibles y asegurar el cumplimiento con las normas de seguridad.
Personalización y escalabilidad
Un software de facility management debe ser flexible para responder a las necesidades únicas de cada organización e instalación. Debe poder ajustarse a los cambios tecnológicos, a las evoluciones normativas y a los nuevos métodos de gestión. Es por eso que las características de personalización y escalabilidad son primordiales al elegir un software de facility management.
La personalización ofrece la posibilidad de moldear el software de facility management según los deseos y necesidades específicas de cada usuario. Esto incluye la modificación de la interfaz, las funcionalidades, las configuraciones, los informes y más. Incluso es posible desarrollar módulos o extensiones personalizadas según las necesidades específicas de una profesión o sector. Gracias a esta personalización, la experiencia del usuario se mejora, favoreciendo la satisfacción y fidelidad.
La escalabilidad, por su parte, asegura que el software de facility management podrá adaptarse a la expansión y transformaciones de la organización y sus instalaciones. Garantiza el soporte de un número ilimitado de usuarios, activos, equipamientos y sitios. Además, la escalabilidad permite la actualización del software de acuerdo con los avances tecnológicos, los nuevos estándares y las tendencias emergentes, contribuyendo así a la mejora del rendimiento, competitividad y sostenibilidad de la organización.
Un software de facility management a la vez personalizable y escalable representa una ventaja considerable para la gestión de edificios. Asegura la adecuación con las necesidades presentes y futuras, ofrece una ventaja competitiva y se inscribe en un proceso de mejora continua.
Un software de facility management no solo debe ofrecer soluciones técnicas robustas para la seguridad de los datos, tales como el control de acceso, la encriptación, la copia de seguridad y la restauración, sino que también debe integrar prácticas de gestión rigurosas, tales como la gestión de derechos de los usuarios, políticas de privacidad, auditorías e informes.
¿Desea saber más sobre los softwares de Facility Management?
