Los softwares de gestión de instalaciones (o FM, Facility Management), también conocidos como CAFM en países anglosajones, y el sistema de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO), desempeñan un rol crucial en la optimización de la administración de las instalaciones y equipos de una empresa. Puede que se pregunte en qué diferencian estos dos conceptos, las ventajas y desventajas de cada solución, y cómo elegir el software más adecuado a sus necesidades. Este artículo tiene como objetivo aclarar las dudas sobre los softwares de gestión de instalaciones y la GMAO explorando sus principios, metas, funcionalidades y las diferencias más significativas entre ellos. Revisaremos ejemplos prácticos de uso en distintos sectores y le orientaremos sobre los criterios esenciales a considerar para seleccionar el mejor software, ya sea para la gestión de instalaciones, servicios, contratistas, intervenciones, mantenimiento preventivo, presupuestos o informes. El propósito es mejorar el rendimiento y la rentabilidad de su empresa, y esta guía le proporcionará respuestas claras y consejos expertos para navegar en el mundo del FM y del GMAO.
Definición y objetivos principales
¿Qué es un software de gestión de instalaciones?
Un software de gestión de instalaciones es una aplicación dedicada a la gestión integral de los servicios asociados a las instalaciones empresariales y a sus usuarios. Incluye funciones como el mantenimiento, la limpieza, la seguridad, la gestión energética, las compras y el mantenimiento de áreas verdes, con el objetivo de mejorar el bienestar laboral así como la eficiencia y rentabilidad de las infraestructuras.
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¿Qué es una GMAO?
Una GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) se refiere a un software especializado en la gestión de mantenimiento de equipo e infraestructuras de una empresa. Esta solución específica posibilita programar, seguir y evaluar todo tipo de intervenciones de mantenimiento, sean preventivas, correctivas o curativas, con el fin de asegurar la operatividad, fiabilidad y longevidad de los equipos.
Objetivos y funciones básicas
Los objetivos principales de un software de gestión de instalaciones asistido por ordenador y de una GMAO consisten en simplificar la gestión de edificios y equipos, disminuir gastos, incrementar la productividad y asegurar el cumplimiento de estándares de seguridad y calidad. Al entender e integrar funciones esenciales como la gestión de solicitudes de intervención, la organización de planificaciones, el mantenimiento preventivo programado, la gestión de presupuestos y el análisis de rendimiento, el software de gestión de instalaciones y la GMAO optimizan la administración de sitios. Sin embargo, se diferencian por su alcance y enfoque, el software de gestión de instalaciones ofrece una perspectiva holística que toma en cuenta las necesidades de los ocupantes y los requisitos ambientales, mientras que la GMAO se enfoca en los aspectos técnicos y de gestión del mantenimiento.
Comparación de funcionalidades
Gestión de instalaciones vs Gestión de mantenimiento
Los softwares de gestión de instalaciones (Facility Management, FM) y de la GMAO tienen como objetivo ambos optimizar la administración de las instalaciones y equipos de una empresa. No obstante, su enfoque varía. El software de gestión de instalaciones se encarga de la gestión completa de servicios vinculados a los edificios y sus ocupantes, incluyendo la limpieza, la seguridad, la gestión energética y las compras, entre otros. Por el contrario, una GMAO se centra principalmente en el mantenimiento de los equipos e infraestructuras, ya sea preventivo, correctivo o curativo.
Enfoque en los edificios vs Enfoque en los equipos
La distinción entre un software de gestión de instalaciones y una GMAO no se limita a sus funciones. El primero ofrece una visión más amplia, alineada con las necesidades de los ocupantes y considerando las restricciones medioambientales y normativas. El segundo, por su parte, adopta un enfoque más técnico, centrado en el mantenimiento con una visión operativa enfocada en los detalles técnicos y la organización.
Integración con otros sistemas de gestión
Tanto para un software de gestión de instalaciones como para uno de GMAO, la integración con otros sistemas de gestión es factible, tales como la Gestión Técnica de Edificios (GTB) para el control de equipos, o el CRM (Customer Relationship Management) para la gestión de relaciones con clientes. Esta interconexión aumenta la eficiencia de la gestión de las instalaciones y equipos, permite economizar, incrementar la productividad y asegurar el cumplimiento de normas de seguridad y calidad.
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Ámbitos de aplicación y ejemplos de uso
El software de gestión de instalaciones para el sector inmobiliario y los servicios generales
Un software de Gestión de Instalaciones es una herramienta esencial para la gestión de parques inmobiliarios y los servicios generales, abarcando de forma eficiente procesos complejos como la gestión de sitios y la gestión de contratas. Esta herramienta informática facilita la administración de contratos de alquiler, facturas, diversos cargos, impuestos y seguros, y abarca la gestión de servicios relacionados con la limpieza, la seguridad, la alimentación y el correo, entre otros. La capacidad de un software de gestión de instalaciones para ofrecer una visión global coherente en la gestión de instalaciones hace posible una mejor utilización de los recursos, y una optimización del bienestar en el trabajo, así como del rendimiento y la rentabilidad de las instalaciones.
La GMAO centrada en la mantenimiento industrial y la ingeniería
Los softwares de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) se implementan principalmente en sectores industriales y de ingeniería, que requieren una gestión meticulosa y eficaz del mantenimiento de equipos e infraestructuras. Estos sistemas informáticos permiten planificar, seguir y analizar con precisión las operaciones de mantenimiento, sean preventivas, correctivas o curativas. También facilitan la gestión del inventario de repuestos, pedidos y proveedores. Gracias a un software de GMAO, el mantenimiento se vuelve técnico y operativo, asegurando así un funcionamiento impecable, una fiabilidad y una durabilidad mejoradas de los equipos.
Ejemplos concretos de utilización en diversos sectores
A continuación, algunos ejemplos de uso práctico de software de gestión de instalaciones y la GMAO en distintos sectores:
En el sector de la salud, un software de gestión de instalaciones puede facilitar la gestión de servicios esenciales como la limpieza, la desinfección, la esterilización, la alimentación y la lavandería. Un software de GMAO puede contribuir al mantenimiento de equipos médicos, tales como escáneres, equipos de radiología y respiradores.
En la hotelería, un software de gestión de instalaciones es útil para administrar servicios como la recepción, el conserje, el servicio de habitaciones y el spa. Una GMAO ayuda a mantener en buen estado los equipos hoteleros, como los acondicionadores de aire, ascensores y sistemas de seguridad.
En el ámbito educativo, un software de gestión de instalaciones puede simplificar la gestión de servicios de guardería, cantina, biblioteca y transporte. Paralelamente, una GMAO facilita el mantenimiento de equipos educativos como ordenadores, videoproyectores y pizarras interactivas.
Conclusión
Este artículo les ha presentado una comparación entre el software de Gestión de Instalaciones y la GMAO. Han explorado sus definiciones, metas, funcionalidades, metodologías, así como sus campos de aplicación a través de ejemplos prácticos en diversos dominios.
También han descubierto cómo el software de gestión de instalaciones y la GMAO pueden integrarse con otros sistemas de gestión como la GTB o el CRM para mejorar la administración de los edificios y los equipos. Se han abordado los criterios para seleccionar un software de FM o GMAO adaptado a sus necesidades específicas.
Esperamos haber iluminado su comprensión sobre estos softwares y su importancia en la gestión eficiente de instalaciones y equipos. Para obtener más información o para probar una solución adecuada de manera gratuita, les invitamos a contactarnos. Con las herramientas adecuadas, la gestión de sitios, la administración de contratistas y el mantenimiento preventivo programado dejarán de ser una carga, sino un impulsor de rendimiento para su empresa.
