Cómo ejecutar con éxito un proyecto GMAO
El éxito de su proyecto de GMAO es mucho más que la elección inicial del software adecuado. A continuación se ofrecen algunos consejos para los gestores de proyectos:
La preparación es la clave
Un despliegue de GMAO mal preparado o apoyado puede llevar a un fracaso abismal. Una preparación, una organización o una implicación de los empleados insuficientes son las causas más comunes de un despliegue de GMAO sin éxito.
Sin embargo, ¡no deje que éstas le disuadan de su proyecto! Al contrario: ser consciente de ellas le ayudará a poner en práctica las diferentes medidas para evitar los escollos más comunes.
Factores clave para el éxito de un proyecto de GMAO
Como gestor informático, estará en el centro del proyecto y trabajará estrechamente durante unos meses con el equipo de mantenimiento.
Un proyecto de GMAO debe estar pensado de antemano
Es de sobra conocido que cuando un proyecto no se enmarca adecuadamente, aumentan los riesgos de su fracaso. Dado su papel central en la implantación y el despliegue de la solución, usted tiene una visión global del trabajo a realizar para la digitalización de su función de mantenimiento.
Cuatro puntos, en particular, merecen su atención para reducir los riesgos de abandono:
- su capacidad para organizar la implantación del proyecto de GMAO
- los recursos humanos necesarios para construir la base de datos y operar la herramienta con eficacia
- la metodología utilizada para definir los procesos funcionales y las formas de aplicarla
- su capacidad de gestión para hacer funcionar la GMAO una vez que esté operativa.
No olvide que su GMAO debe adaptarse al tamaño de su organización. Aquí es donde el conocimiento de su empresa resultará una baza importante.
Designar a un jefe de proyecto de GMAO
Para avanzar, debe nombrar a un gestor de proyectos de GMAO. Puede ser usted, un miembro de su equipo informático o cualquier persona del departamento de mantenimiento que pueda gestionar un proyecto informático.
Dada la importancia de su función, el jefe de proyecto debe tener todas las competencias necesarias para implantar con éxito la GMAO y colaborar estrechamente tanto con el equipo de mantenimiento como con otros departamentos para que la solución se adopte con éxito.
Consideración de la GMAO en el sistema de información de una organización
Es importante considerar cómo se situará la GMAO en relación con el sistema de información (SI) existente.
A partir de este análisis, podrá evitar los programas informáticos del mercado que puedan estar duplicados o que puedan quedar rápidamente obsoletos.
Una vez que haya elegido una solución, ¿qué suscripciones o funciones personalizadas debe mantener o modificar?
Probablemente le resulte útil integrar la GMAO con su software actual (ERP, software de RRHH, SCADA, MES, etc.) para evitar la duplicación de entradas y aumentar la productividad.
Por qué algunos fracasan en la implantación de un proyecto de GMAO
Una mala preparación es la principal causa del fracaso de los proyectos de GMAO. De hecho, cualquier implantación de GMAO sólo debería tener lugar tras una fase de reflexión profunda y la identificación de las personas clave que se encargarán de la marcha del proyecto.
No dude nunca en pedir consejo a actores reconocidos de GMAO. Son los mejor informados para ayudarle a encontrar una solución adaptada al tamaño de su empresa y a sus necesidades reales.
No sea demasiado ambicioso al principio: planifique su progreso por etapas (un taller o una sde a la vez, por ejemplo) y dése el tiempo necesario para analizar cómo funciona la herramienta de GMAO en una pequeña parte de su estructura.
No se suba al carro del mantenimiento 4.0 sin pensar. Vaya paso a paso.
Algunos miembros del equipo de mantenimiento pueden oponer cierta resistencia a esta herramienta. Algunos pueden verlo como un medio para que la dirección les controle constantemente, mientras que otros simplemente consideran que la Gestión del Mantenimiento asistida por ordenador es una pérdida de tiempo.
“Siempre lo hemos hecho así; ¿por qué deberíamos cambiar?”.
“¿En serio me está pidiendo que documente todo lo que hago?” “¡Sólo conseguirá que la dirección nos pida más!”
Preocupaciones como estas son habituales: tendrá que ser informativo y encontrar las palabras adecuadas.
Por otra parte, algunas personas simplemente no se sienten a gusto con una herramienta informática. Una formación adaptada a su nivel de competencia podría darles las claves para aprovechar al máximo la GMAO.
Cuidado: la implantación de un paquete completo de soluciones de GMAO puede llevar mucho tiempo.
Si una sola persona trabaja en el proyecto sin ayuda externa, su trabajo puede parecer interminable a sus ojos. Este fenómeno de efecto túne conduce a empleados decepcionados y desmotivados.
La sensación de estar abrumado por un proyecto (a veces sobredimensionado) es habitual. Como responsable de informática que trabaja con el responsable de mantenimiento, debe saber cómo remotivar a su personal.
Asegúrese de mostrar a su equipo de implantación de la GMAO lo que ya se ha conseguido y los beneficios del trabajo realizado hasta ahora.
¿Cuáles son los pasos clave para el éxito de un proyecto de GMAO?
Una de las funciones del jefe de proyecto de GMAO es comprender la escala y la aplicabilidad del proyecto y utilizar este conocimiento para estimar los objetivos y los obstáculos.
Convertir el proyecto de GMAO en un proyecto de empresa
La implantación de una GMAO debe convertirse en un proyecto de empresa. Para ello, es primordial una comunicación interna eficaz.
Demasiadas personas creen que la implantación de la GMAO sólo afecta al departamento de mantenimiento: ¡no es cierto! La GMAO es una herramienta de apoyo para el buen funcionamiento de toda la organización.
El mantenimiento no sólo afecta a los técnicos y al personal de producción. Su importancia es estratégica: garantiza la disponibilidad de los activos y las infraestructuras, pero también mejora las condiciones de trabajo en términos de seguridad, higiene, contaminación, medio ambiente, etc.
Es innegable que el mantenimiento es fundamental para la empresa.
Para convertir un proyecto de GMAO en un proyecto de empresa, es necesario apoyarse en tres pilares:
- un pliego de condiciones exhaustivo y transversal
- un análisis de riesgos a 360°;
- un cuadro de mandos con indicadores que reflejen los recursos temporales, financieros y humanos.
Eliminar los obstáculos humanos
Un análisis de riesgos exhaustivo abordará inevitablemente los obstáculos humanos.
Identify sticking points
El director del proyecto debe ser plenamente consciente de ellos y encontrar soluciones para sortearlos.
Los puntos de fricción provienen principalmente de
- el efecto “lupa”, cuando los empleados cuestionan la transparencia y la transversalidad del proyecto
- la necesidad de definir y estandarizar la metodología de trabajo para que todo encaje perfectamente en las categorías del software
- la resistencia natural al cambio, que puede ser resultado de la antigüedad, la cultura corporativa o el carácter personal.
Eliminar los obstáculos humanos para la adopción de una GMAO
El primer paso es reunirse con cada una de las partes interesadas y explicarles por qué se pone en marcha un proyecto de este tipo y cuáles serán sus beneficios. La mayoría de las veces, la celebración de reuniones formales o informales tendrá un impacto positivo.
Como en cualquier proyecto, no hay que dudar en sacar a la luz los temores de todos (y, por tanto, escuchar).
La segunda etapa consiste en separar a los usuarios finales de la GMAO en diferentes grupos. Estos grupos de trabajo garantizarán la transversalidad y la exhaustividad del proyecto, al tiempo que permitirán a todos ver las cosas desde la perspectiva de los colegas que vienen de otras profesiones.
La tercera y última etapa consiste en mostrar a cada usuario final los beneficios personales que obtendrá si hace un buen uso de la GMAO. Esta etapa puede parecer redundante con la educación y la formación que han recibido los empleados anteriormente, pero es crucial para eliminar los obstáculos más arraigados, sobre todo la sensación de estar vigilado.
Calificamos el éxito de nuestro proyecto de GMAO en función del nivel de apropiación de la solución que mostraron los usuarios, tanto de la parte de mantenimiento como de la parte solicitante de la empresa. Los primeros mostraron una mejor organización y un reparto eficaz de las tareas, mientras que los segundos demostraron una notable facilidad para manejar el software. Como resultado, se desarrollaron nuevos hábitos corporativos. La historización de los datos también se ha convertido en algo crucial en caso de que un empleado principal esté ausente durante una auditoría.
José GARCIA, Director de mantenimiento – Alsys
Preparar los datos maestros para rellenar la herramienta GMAO
Al principio, antes de que la herramienta sea realmente representativa de su empresa, su GMAO será un cascarón vacío que tendrá que rellenar sobre la marcha.
No todos los perfiles necesitarán el mismo nivel de información: la dirección querrá tener acceso a los datos esenciales, mientras que la producción querrá ver cuándo fue la última vez que se revisó su máquina. En cuanto a los técnicos de mantenimiento, necesitarán tener acceso a todos los datos, incluida la gestión del almacén de piezas de recambio.
Preparar e introducir los datos en la GMAO puede ser un proceso complejo.
Como gestor de proyecto de GMAO, deberá:
identificar y calibrar las listas de materiales de los activos
asignar correctamente un código a los distintos componentes
definir los procesos operativos con precisión
¿Tiene un proyecto, una pregunta?
Envíenos un mensaje y nos pondremos en contacto con usted.
