El Hospital Palma de Mallorca digitaliza la gestión del mantenimiento de sus equipos

cruz roja espanola

70 años después de su apertura, el Hospital de la Cruz Roja de Palma está modernizando su estructura actual con instalaciones de última generación en el centro de Palma. Se trata de la mayor renovación realizada desde la fundación del hospital en 1949. Esto le permitirá seguir ofreciendo sus servicios de acuerdo con los más altos estándares de calidad y seguridad. Esta renovación implica, por supuesto, la modernización de la asistencia, la innovación tecnológica y la profesionalidad de todo el equipo médico, sanitario y humano.

En este contexto, entrevistamos a Abraham PARRONA ANTÚNEZ, el responsable de calidad y comunicación del hospital sobre la digitalización del departamento de mantenimiento y la elección de DIMO Maint CMMS.

¿En primer lugar, podría presentarse y explicar su función dentro del hospital?

La Cruz Roja es una entidad sin ánimo de lucro y tiene varios hospitales en España. Creo que son ocho. Y nosotros estamos en Mallorca. Es un hospital de unas 73 camas aproximadamente y damos soporte al Servicio Público de Salud.

Cuando se generan listas de espera, nosotros atendemos a esos pacientes para que no tengan que esperar mucho en cuanto a la atención sanitaria. Yo me llamo Abraham Parrona y soy el responsable de calidad y comunicación del hospital. Y otra de mis funciones importantes es la digitalización de procesos.

¿Cuáles son las principales actividades del hospital?

Atendemos al año entre 50000 y 60 000 pacientes. Realizamos atención sanitaria de baja complejidad en consultas externas, así como actividad quirúrgica. Las especialidades en las que tenemos mayor actividad son Digestivo, dermatología y cirugía general, ORL y oftalmología, aunque nuestra cartera de servicios abarca casi la totalidad de especialidades clínicas.

¿Y puede explicar cómo está organizado el Departamento de Mantenimiento y cuáles son los principales objetivos?

Al tratarse de un hospital pequeño, nuestro departamento de mantenimiento consta de 2 personas, subcontratando muchas de las tareas de mantenimiento correctivo y preventivo. Hay un responsable de mantenimiento que trabaja muy estrechamente conmigo, sobre todo a la hora del proceso de digitalización que estamos llevando a cabo. Y los objetivos, sobre todo, es en el apartado de electromedicina. Todos los equipos que requieren mantenimiento y que, de alguna manera, actúan sobre el paciente.

Láser, cualquier máquina que empleemos en el quirófano, requiere un mantenimiento continuo y exhaustivo. Y por esto necesitábamos modernizar y agilizar ese control sobre las máquinas. Ahora, además, en la Cruz Roja llevamos año y medio inmersos en unas obras integrales. Va a quedar uno de los hospitales más modernos de la ciudad. Pero veníamos de unas instalaciones muy antiguas y deterioradas.

Aprovechamos cada una de las fases en que nos entregan las nuevas instalaciones para configurar el DIMO Maint con todo el nuevo aparataje de esas zonas, así como el mantenimiento de las zonas en sí. Y de esa manera estamos haciendo el cambio entre la parte antigua y la parte nueva.

¿Qué problemas ha resuelto la solución de GMAO?

Primero, y muy importante, sabemos lo que tenemos. Es decir, llevamos un control de inventario mucho mejor que antes de implantar la solución. Luego, teníamos un problema importante que es que era el proveedor el que marcaba las pautas de mantenimiento de nuestros equipos. Él se tenía que acordar del día en que la maquinaria precisaba su mantenimiento. Nos resultaba más complicado controlar la actividad realizada por nuestros proveedores. Era un proceso muy manual y tedioso.

Con el GMAO lo que nos facilita es que nosotros controlamos cuándo tiene que pasar la revisión cada uno de los equipos. Y, si ese equipo puede o no estar de cara a un paciente. Si puede ser utilizado. Los equipos tienen que estar en perfectas condiciones para poder hacer la práctica de la medicina.

Por ejemplo, nosotros generamos todo lo que son los gases medicinales, el oxígeno, que luego va a las habitaciones. Eso tiene un control diario y eso no puede fallar. Porque si no, no podemos trabajar en quirófano, etcétera.

¿Qué tipo de equipos necesita mantener?

cama hospitalBueno, desde el mantenimiento estructural, es decir hacemos un mantenimiento de habitaciones, camas, etcétera. Eso se hace un mantenimiento que digamos con una periodicidad entres seis meses y un año. Hasta equipos como ecógrafos. Tenemos ahora mismo 3 ecógrafos y 9 colonoscopias. Todo el tema de esterilización de equipos: tenemos un equipo de esterilización que está entre 8 y 10 máquinas.

Los mismos vehículos que empleamos en el hospital, también controlamos su mantenimiento a través del GMAO. Todo el tema del aire acondicionado es también muy importante en el hospital. Hay zonas que tienen que estar a una temperatura concreta. Todo eso también se lleva a través del GMAO.

La cocina es interna, nos es un catering externo, por lo que también tenemos cámaras de conservación y congelación, etcétera. Y todo eso también se lleva a través de GMAO. Y muchas más cosas, pero son 3 ejemplos de 3 departamentos distintos que hacemos uso del GMAO para controlarlos.

¿Y tiene una idea aproximada, aproximadamente un número de, cuántos equipamientos están manteniendo aproximadamente?

Ahora hay entrados ya, yo creo que cerca de 200. Y todavía nos tienen que entregar un quirófano nuevo y nos tienen que entregar la zona de radiología. Han puesto una resonancia magnética y toda esa zona también tendrá que ser llevada a cabo con GMAO.

¿Por qué ha elegido Dimo Maint MX? ¿Ha probado otras soluciones?

Sí, miramos otras soluciones. Miramos 3. Tenemos un proveedor para lo que es la parte de electromedicina. Y ya llevaba tiempo empleando la solución de DIMO Maint. Entonces nos aportó mucha confianza que este proveedor, que además es muy importante, empleara la solución de DIMO Maint.

Estuvimos mirando con ellos como se configuraba, qué ventajas tenía, como podían actuar con los móviles y la agilidad que eso les daba y entonces nos decidimos por DIMO Maint. La razón fundamental fue la confianza porque uno de nuestros proveedores ya empleaba la herramienta.

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¿Utiliza móviles?

Sí. Todos los técnicos van con móviles. Solo el jefe de mantenimiento y yo utilizamos la parte de ordenador, por así decirlo, los demás todos van con la versión móvil.

¿Cuál es el ámbito funcional utilizado?

Estamos utilizando el software a medida que nos van entregando nuevas áreas del hospital reformadas. Se está formando a los trabajadores de esas áreas para que puedan poner incidencias, bueno, solicitudes de intervención en DIMO Maint. Y lo que más utilizamos son las intervenciones preventivas.

Cada día hay que tomar, por ejemplo, temperaturas de agua para evitar legionellas, hay que tomar medidas de presiones, de equipos como grupos electrógenos para, en caso de que no tuviéramos corriente poder seguir trabajando de manera normal al menos en áreas vitales como son los quirófanos y todo eso son intervenciones preventivas que realizamos cada día.

¿Tiene que seguir normas reglamentarias?

Sí, por ejemplo hay equipos que requieren una calibración anual, y luego hay otros equipos, como por ejemplo el grupo electrógeno que he mencionado antes, que además pasan lo que llamamos una OCA que es una revisión externa que certifica que el equipo está en condiciones para ser utilizado. Y eso es un requerimiento legislativo, que puede ser entre dos, tres o cinco años, depende del equipo.

¿Cómo fue la instalación y el aprendizaje a distancia de la GMAO?

ambulancia cruz roja

Bueno, muy bien. Tenemos dos tipos de perfiles, como en todas las empresas que son las personas con digamos una capacidad o una habituación tecnológica alta y por lo tanto se adaptan muy bien a todas las tecnologías y luego tenemos un tipo de personal para los que la tecnología les resulta ajena y desconocida.

Entonces ha habido dos fases Una, en la que la formación fue muy bien, lo hicimos por videoconferencia y la atención fue exquisita. Luego además nos hicieron seguimiento por mail por si teníamos algún problema. Yo he ido enviando dudas que tenía.

¿Cuáles fueron las principales etapas del proyecto?

Inicialmente, después de la formación ha sido hacer un inventario de lo que nos iban entregando. Una vez que teníamos ya el inventario hecho de todas las máquinas establecíamos qué mantenimiento preventivo se le iba a realizar a ese tipo de equipamiento. Ahí se configuraba todo el mantenimiento preventivo.

Etiquetado de máquinas mediante los QR para que luego puedan ser identificados con el móvil de manera sencilla. Y luego se daba formación a los técnicos. Eso duraba más o menos, dos semanas. Se le iban poniendo intervenciones preventivas que había que hacer y tenían que contestar.

Luego, se dio formación a los usuarios para reportar solicitudes de intervención y que utilicen la herramienta. Llevan tablets casi todos los trabajadores y entonces se les ha formado en el uso de identificación de equipos mediante el código QR y reportar incidencia. Más o menos, seguimos implantando porque a medida que nos entregan áreas nuevas, hacemos todo ese proceso. Pero por área aproximadamente estamos entre 3 semanas, o 3 semanas y media.

¿Puede describir en una o dos palabras su colaboración con los equipos de DIMO Maint?

Pues muy buena. Nos han atendido muy rápido. Nos han atendido bien. Algunas incidencias que hemos tenido, se han tratado de manera muy rápida y eficaz. Comparado además con otras empresas de software, la atención ha sido excelente, de verdad.

¿Cuáles son los beneficios generados para los técnicos, los directivos y la organización en general?

Para el equipo de dirección ha supuesto tener acceso a muchas más información. Sabemos cuándo se pasó la última revisión. Hemos implantado KPIs o indicadores en cuanto al porcentaje de intervenciones preventivas que realizamos por mes el porcentaje de roturas de cada máquina, para saber si esa máquina está en condiciones o no, si tiene demasiadas averías. Y a nivel de los operarios, pues inicialmente, como toda gestión de cambio, no ha sido fácil.

Están acostumbrados a un libro de papel y cuando se les da un móvil y se les dice que lo tienen que hacer a través del móvil… Al principio hay resistencias, pero luego es muy cómodo porque cada día simplemente abren el móvil y saben qué tienen que hacer ese día. Saben que ese día hay esas 100 intervenciones preventivas y hay que hacerlas. Y entonces eso les ha facilitado bastante las cosas.

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