GMAO conectada a Microsoft Dynamics Nav: La experiencia de Alsys

Alsys: la experiencia al servicio de los grandes desafíos del futuro

 

Experto en procesos fundamentales relacionados con la conservación del agua y del aire, el Grupo ALSYS (ventas de 40 M€ en 2018, 150 empleados) se construyó en torno a CTI, una empresa fundada hace unos treinta años y adquirida en 2010 por François Garcia, su actual presidente. Su desarrollo externo le permitió integrar actividades complementarias en sus tres ramas principales (Filtración, Catálisis y Materiales especiales), posicionadas en los mercados industriales relacionados con el agua, el petróleo, los alimentos y piensos, el control de las emisiones de gases e, incluso, los productos químicos.
El Grupo goza de reputación internacional gracias a su presencia comercial en Canadá, Estados Unidos, China, Alemania y América del Sur.

El mayor desafío en la implementación de una solución de GMAO consiste en optimizar el desempeño del Departamento de Mantenimiento.

 

La GMAO al servicio de la optimización y la fiabilidad de la herramienta de producción

 

La implementación de la solución de GMAO DIMO Maint MX afecta a las entidades históricas CTI y Orelis, la primera de las cuales es la mayor unidad de producción del Grupo. Ambas entidades, con una facturación de 13 millones de euros y una plantilla de 90 personas, están ubicadas en el mismo emplazamiento.

El Departamento de Mantenimiento, que dirige José Garcia, cuenta con 5 empleados, técnicos polivalentes en neumática, hidráulica, mecánica o automatización, todos ellos con una experiencia de entre 10 y 20 años. Según el Sr. Garcia: «El mantenimiento influye directamente en el rendimiento de los equipos de producción, pues limita el tiempo de inactividad y reduce la cantidad de accidentes. Hay hornos de hasta 8 m3 y el más mínimo inconveniente puede arruinar la cocción; además, hay que tener en cuenta que el coste de una parada representa de 50 000 a 60 000 €/día».

El sitio contaba con un sistema de GMAO muy poco intuitivo, cuyos resultados no se utilizaban satisfactoriamente (ausencia de planes de acción, uso de una herramienta de SPV inadecuada, centrada en la prevención).

Franck Beaupère, responsable de QHSE (Calidad, Higiene, Seguridad y Medioambiente), destaca la importancia de pasar de una simple herramienta de información y planificación de intervenciones preventivas a una herramienta que permite optimizar el rendimiento y la fiabilidad de la herramienta de producción. Añade: «Queríamos hacer un seguimiento de todos los inconvenientes que surgían en nuestros talleres y disponer de una herramienta única para el mantenimiento, en lugar de un conjunto de aplicaciones. Todos los empleados debían tener acceso a esa herramienta, independientemente del departamento donde trabajaran (I+D, Producción, Administración, etcétera)».

 

Una herramienta multifuncional para cubrir un amplio perímetro

 

El perímetro en el que interviene el Departamento de Mantenimiento es muy amplio, abarca edificios y herramientas de producción. Hacía falta una herramienta que permitiera optimizar los procesos internos de mantenimiento (gestión de piezas de recambio, nomenclaturas, stocks, etc.), así como el aspecto preventivo, sin olvidar la mejora de la fiabilidad, de forma que la herramienta pudiera utilizarse para hacer un seguimiento no solo de los incidentes, sino también del plan de acciones de mejora.

DIMO Maint MX se presentó en Alsys, en septiembre de 2017. «El integrador de nuestro Microsoft Dynamics ERP nos propuso utilizar DIMO Maint MX. La solución también satisfacía una importante necesidad de gestión de los equipos de control», destaca el Sr. Garcia.

El Sr. Beaupère, por su parte, valoró lo fácil que resulta aprender a usar esta herramienta y su diseño ergonómico, además de su interfaz intuitiva. CTI es una empresa con certificación ISO 9001, que se renueva cada tres años. Dado su enorme alcance técnico, la empresa está sometida a auditorías de clientes y de sistemas al menos dos veces al año, y el mantenimiento forma parte de los puntos evaluados sistemáticamente. Al principio, el software en la nube no era un requisito previo. En la etapa inicial del proyecto, se consideró una solución nativa para Dynamics NAV, porque el Departamento no quería añadir software adicional al ERP.

 

Implementación rápida y fácil asimilación por el usuario

 

Inicialmente, se capacitó a tres personas del equipo de Mantenimiento de CTI y otros dos técnicos se beneficiaron de una transferencia de conocimientos. En total, se brindó formación a más de sesenta solicitantes externos, lo que equivale a casi todo el personal de CTI. La movilidad no se utiliza porque el taller tiene una longitud de 200 metros y todos los empleados trabajan con su PC. Las solicitudes siempre se cargan en la GMAO; el responsable de Mantenimiento asigna a los técnicos en función de la urgencia.

Para el mantenimiento preventivo, en el Departamento se procesa la lista de tareas que deben realizarse y se cargan los informes. Diariamente, los principales indicadores son las solicitudes, el control de los trabajos realizados y el análisis de los efectos/causas/soluciones relacionados con lo ocurrido el día anterior. «Se ha convertido en un ritual. Realizamos un trabajo sistemático para implementar soluciones paliativas tendientes a erradicar o a controlar los incidentes que han impactado significativamente en la producción. A menudo, generamos órdenes de trabajo internamente. », explica el Sr. Garcia.

 

El conector GMAO-Microsoft Dynamics NAV

 

La gestión del suministro de piezas de recambio y del stock se realiza directamente en Microsoft Dynamics NAV.

Además, se ha instalado un conector para vincular el consumo de piezas en la GMAO con el stock de piezas de recambio gestionado en Dynamics NAV.

Este conector tiene un doble propósito:

Recuperar de la GMAO, la información sobre la cantidad disponible de piezas con stock físico, así como los costes asociados; datos que figuran en Dynamics NAV.
Obtener los indicadores pertinentes del coste de mantenimiento por equipo y, sobre todo, por unidad de negocio.
«Al final, tenemos la ventaja de contar con una refinada visión financiera global del mantenimiento, con el desglose de los costes por unidad de negocio y por equipo. El sistema ha permitido una mejor codificación de los artículos y una mejor gestión de las piezas de recambio».

 

Los beneficios en números al cabo de un año de uso

 

Algunas cifras hablan por sí solas: «Cuando miro el total anual de las horas declaradas en la GMAO, veo que figura el 70 % de las horas de presencia de mis empleados de mantenimiento».

Se recibieron más de 900 solicitudes de colaboradores externos y se procesaron 3000 órdenes de trabajo, incluidas solicitudes de mantenimiento preventivo y de mejoras. El personal de Producción está satisfecho con el control de los equipos: «Siempre hay incidentes, pero hemos observado una disminución de la cantidad de llamadas automáticas de nuestros equipos fuera de las horas de producción, lo que significa que el personal de guardia ha ganado en tranquilidad. Esta observación es un indicador importante. Hemos comprobado una baja de la cantidad de equipos que, hasta ahora, sufrían averías recurrentes. El control mensual por hora de las intervenciones refleja mayores índices de medidas preventivas y de mejora que de acciones correctivas; se trata, por lo tanto, de una buena tendencia», reflexiona el Sr. Garcia. Y añade que CTI recibió comentarios positivos de los auditores, quienes consideraron que la GMAO es clara y brinda respuestas rápidas.

El criterio del Sr. Garcia para evaluar el éxito de la implementación del proyecto de GMAO reside en la apropiación de la solución por parte de los usuarios, tanto del personal a cargo del mantenimiento como de quienes lo solicitan: mejor organización del trabajo y distribución de tareas para el primero, facilidad de uso para estos últimos. Se han incorporado algunas rutinas en la organización. Mantener actualizado el registro es crucial en caso de ausencia de un empleado durante una auditoría o de rotación de personal.

 

Futura evolución

 

Si se mantiene el nivel de actividad, está previsto equipar el sitio de Boston con GMAO: será interesante reunir todos los costes de mantenimiento en un solo lugar, para obtener una mejor visión financiera.
Por último, también se busca interconectar las operaciones de mantenimiento y el plan de fabricación. El objetivo es definir la frecuencia del mantenimiento preventivo en función del conteo de la hoja de producción y no según un criterio temporal.

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